Notion und Obsidian verwalten beide das Wissen eines Teams. Sie streiten nur über eine Frage, und die entscheidet alles andere: Wo liegt dieses Wissen, und wer hat den Schlüssel?
Notion speichert deine Seiten auf seinen Servern und rechnet jedes Mitglied jeden Monat ab. Obsidian speichert deine Notizen als Markdown-Dateien auf deiner eigenen Festplatte und verlangt für die App nichts. Hier steht, was dieser Unterschied ein Team mit fünf Leuten kostet, zu Listenpreisen vom 29. September 2026.
Was beide 2026 kosten
| Plan | Notion, pro Mitglied und Monat | Obsidian (rechnet in US-Dollar) |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0 €. Gebaut für eine Person: Sobald ein zweites Mitglied dazukommt, hat der Workspace insgesamt 1.000 Blöcke, danach musst du upgraden. 5 MB pro Upload, 7 Tage Seitenverlauf | 0 $. Die komplette App, privat und geschäftlich |
| Einstieg | Plus: 9,50 € bei jährlicher Zahlung, 11,50 € monatlich. Unbegrenzte Blöcke, 30 Tage Verlauf | Sync Standard: 4 $ jährlich, 5 $ monatlich. 1 Vault, 1 GB |
| Nächste Stufe | Business: 19,50 € jährlich, 23,50 € monatlich. Notion AI inklusive, SAML-SSO, 90 Tage Verlauf | Sync Plus: 8 $ jährlich, 10 $ monatlich. 10 Vaults, 10 GB |
| Oberste Stufe | Enterprise: Preis auf Anfrage | Kommerzielle Lizenz: 50 $ pro Person und Jahr, freiwillig |
Drei Jahre für ein Team mit fünf Leuten
| Setup | 36 Monate |
|---|---|
| Notion Plus, jährlich bezahlt | 1.710 € |
| Notion Plus, monatlich bezahlt | 2.070 € |
| Notion Business mit AI, jährlich bezahlt | 3.510 € |
| Obsidian, Vault geteilt über Git oder Syncthing | 0 € |
| Obsidian, Sync Standard für alle fünf, jährlich bezahlt | 720 $ |
| Obsidian, Sync Standard plus freiwillige kommerzielle Lizenz für alle fünf | 1.470 $ |
Notion Free ist kein Team-Plan. Ein geteilter Workspace verbraucht 1.000 Blöcke in wenigen Wochen, denn jeder Absatz, jede Überschrift und jeder Punkt einer Checkliste ist ein Block. Der ehrliche Notion-Preis für ein Team beginnt bei Plus.
Warum sich Notion nach Freiheit anfühlt (und keine ist)
Notion ist einfach. Eine Datenbank steht in Minuten, die Vorlagen sind gut, und fünf Leute können gleichzeitig in derselben Seite schreiben. Genau diese Leichtigkeit macht es klebrig.
Nach sechs Monaten hast du:
- 50+ Seiten in einer eigenen Struktur
- 4–5 Datenbanken mit eigenen Feldern und Verknüpfungen
- Vorlagen, auf die dein Team angewiesen ist
- Einbettungen und Integrationen im Arbeitsalltag
- Monate an Teamwissen, das nur auf den Servern von Notion existiert
Dann ändert sich der Preis, oder der Plan, den du brauchst, bekommt eine KI, nach der du nicht gefragt hast. Business kostet doppelt so viel wie Plus, und genau dort sitzen Notion AI und SSO. Datenbanken und Verknüpfungen in einem anderen Tool nachzubauen dauert Wochen, also bleiben die meisten Teams und zahlen. Das ist Lock-in, der sich als Produktivität verkleidet.
Warum sich Obsidian schwerer anfühlt (und freier ist)
Obsidian hat eine Lernkurve und weniger Politur. Es ist um Dateien herum gebaut, nicht um fünf Leute, die im selben Moment in dieselbe Seite tippen. Teams teilen einen Vault über Obsidian Sync, Git oder Syncthing.
Das bekommst du für diese Reibung:
- Deine Daten gehören dir. Obsidian speichert Notizen als einfache Markdown-Dateien in einem Ordner auf deinem Rechner.
- Keine Lizenzrechnung. Die App ist für jeden Zweck kostenlos, auch geschäftlich. Die kommerzielle Lizenz für 50 $ gibt es, sie ist aber freiwillig.
- Keine Ausstiegskosten. Jeder Markdown-Editor öffnet deinen Vault. Wäre Obsidian morgen weg, deine Notizen wären es nicht.
- Bezahlte Teile sind optional. Sync und Publish sind Zusatzdienste, die du durch Git, Syncthing oder deinen eigenen Server ersetzen kannst.
Die Frage der Zusammenarbeit
Notions einziger echter Vorteil ist gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit. Frag dich, ob dein Team das braucht. Die meisten kleinen Teams brauchen dokumentierte Abläufe, Entscheidungen und eine durchsuchbare Wissensbasis. Fünf Cursor im selben Absatz brauchen sie selten.
Für diesen Job reicht Obsidian mit einem geteilten Vault, und die Drei-Jahres-Rechnung liegt bei 0 € bis 1.470 $ statt 1.710 € bis 3.510 €. Wenn dein Team vor allem schreibt und liest, bezahlst du Notion für den Teil, den du nicht nutzt.
Wann du was nimmst
Nimm Notion, wenn:
- mehrere Leute jeden Tag gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten
- du Notions Datenbanken als leichte App für das ganze Team brauchst
- sich niemand im Team um einen geteilten Ordner oder ein Git-Repository kümmern will
Nimm Obsidian, wenn:
- deine Wissensbasis in Dateien liegen soll, die dir gehören
- die Drei-Jahres-Rechnung nahe null bleiben soll
- du mit ein paar Wochen Lernkurve leben kannst
- deine Notizen meist von einer Person zur Zeit geschrieben werden
Schon tief in Notion und du fragst dich, wo die Zeit bleibt? Lies Notion: Produktivitäts-Theater, das nur produktiv wirkt.
Der hybride Weg
Halte deine Quelle der Wahrheit in Obsidian: Abläufe, Entscheidungen, Dokumentation. Brauchst du eine geteilte Datenbank, die sich täglich ändert, dann betreib genau dieses eine Board in Notion auf dem kleinsten bezahlten Plan, für die Leute, die es bearbeiten. Lass nie das Tool, das seine Preise erhöhen kann, die einzige Kopie dessen halten, was deine Firma weiß.
Das SaaSKiller-Urteil
Notion ist ein gutes Produkt mit Mietmodell. Für fünf Leute kostet es in drei Jahren 1.710 € bis 3.510 €, und dein Wissen liegt die ganze Zeit auf fremden Servern. Obsidian kostet für dieselben drei Jahre 0 € bis 1.470 $ und hinterlässt dir einen Ordner voller Dateien, den dir niemand wegnehmen kann. Für ein Unternehmen ist die Reibung das wert.
Quellen
Listenpreise von den Preisseiten der Anbieter, geprüft am 29. September 2026. Anbieter ändern Preise ohne Ankündigung; vor dem Kauf nachsehen.